ชีวิตที่ถูกแปรรูปเป็น ‘จดหมายเหตุ’

เอกสาร สิ่งของเครื่องใช้ ของสะสมมีคุณค่าทางใจ ระหว่างทางของสิ่งเหล่านี้มีเรื่องราวถูกสั่งสมอยู่ แม้ผู้เป็นเจ้าของอาจไม่มีชีวิตอยู่แล้ว เมื่อหยิบขึ้นมา หรือพิจารณามองมัน จะรับรู้ได้ว่าในนั้นมีความทรงจำเสมอ

และหากเจ้าของเป็นใครบางคนที่มีคุณค่าทางสังคมในระดับวงกว้าง มีเรื่องราวชีวิตน่าสนใจ ชวนให้ศึกษาหรือค้นคว้าต่อ มีความหมายทางวัฒนธรรม ประวัติศาสตร์ หรือมิติอื่นๆ การรวบรวมสิ่งที่เกี่ยวข้องกับเขาผู้นั้นเพื่อจัดแสดงหรือนำเสนอในรูปแบบต่างๆ ก็เป็นอีกหนึ่งวิธีการที่ทำให้ผู้ที่อยู่ข้างหลัง ยังคงมีชีวิต ได้เห็นข้อเท็จจริง (Fact) หลักฐาน (Evidence) ความเคย “เป็น อยู่ คือ” ส่วนประโยชน์จะเป็นไปเพื่ออะไรก็แล้วแต่ผู้รับสารจะจัดสรร เช่น รับชมเพื่อความเพลิดเพลิน นำไปทำงานหรือการวิจัย ทุกอย่างสามารถนำไปต่อยอดให้เกิดอะไรบางอย่าง หรือบางทีคุณอาจเพียงแค่อยากสัมผัสความทรงจำของบุคคลนั้นก็เป็นได้

เล่าให้ดีก็สนุกได้

จดหมายเหตุในความเข้าใจของคนทั่วไปอาจมีมุมมองที่เชย น่าเบื่อ เนื้อหาไม่ร่วมสมัย แต่ความจริงแล้วเราทำให้มันสนุก มีเรื่องเล่าที่น่าติดตาม เอาเทคโนโลยีบางอย่างเข้ามาจัดการอย่างเหมาะสม (Digitizes Platform Management) เพื่อให้เข้าถึงกลุ่มคนหลากหลาย จัดกิจกรรม ยิ่งอยู่ในยุคของการสร้างคอนเท้นท์จะเห็นว่ากลยุทธการเล่าถูกสร้างสรรค์ขึ้นใหม่มากมายเต็มไปหมด แต่แก่นสำคัญที่เป็นเนื้อหาก็ยังคงต้องมาก่อน เหมือนที่มนุษย์ต้องมีกระดูกสันหลัง หรือต้นไม้ต้องพึ่งลำต้นแข็งแรง จดหมายเหตุ (Archive) ก็เช่นกัน จะเล่า อะไร ด้วยวิธี อย่างไร ผลออกมาจะดีไหมก็เป็นเรื่องต้องขบคิดวิเคราะห์กันพอสมควร

จดหมายเหตุความทรงจำ 

ถ้าให้อธิบายคำว่า จดหมายเหตุ ในแบบทั่วไปก็อาจหมายถึงเอกสารที่ไม่เกิดการใช้งานแล้ว แต่ถูกประเมินว่ามีคุณค่าบางประการต่อสังคมหรือกลุ่มให้ต้องจัดเก็บเป็นจดหมายเหตุ เห็น 1)เนื้อหา (Content) ที่ทุกคนยอมรับ 2)บริบท (Context) ที่แสดงว่าบุคคลได้สร้างเอง และ 3)โครงสร้าง (Structure) แสดงที่มาที่ไป พิสูจน์ได้ว่าเป็นของจริง โดยอาจจะเป็นของบุคคลหรือหน่วยงาน ของรัฐบาลหรือเอกชนก็ได้ ส่วนจดหมายเหตุความทรงจำนั้นมีความคล้ายกัน คือเป็นเอกสารที่มีความสมบูรณ์ มีการแสดงที่มาและความเป็นเจ้าของชัดเจน เพียงแต่จะมีมิติทางวัฒนธรรมเข้ามาเสริม ทั้งยังมีการแสดงอัตลักษณ์หรือความเป็นตัวตน คีย์เวิร์ดที่อาจลองใช้เพื่อให้ชัดเจนขึ้นคือจดหมายเหตุความทรงจำจะมีเพียงชิ้นเดียว ร่วมสมัย และสามารถอธิบายเรื่องราวบางอย่างในตัวมันเองได้

จดหมายเหตุเป็นเรื่องของข้อมูลล้วนๆ !

การจัดระเบียบและโครงสร้างเพื่อทำระบบให้กับจดหมายเหตุ เต็มไปด้วย Data! Data! และ Data! คุณอาจลองจินตนาการถึงการอยู่ในสถานที่อันหนาวเย็น ท่ามกลางอากาศเหน็บหนาว เครื่องนุ่งห่มชั้นนอกต้องประโคมความอุ่นให้ร่างกายมากที่สุด ชั้นต่อมาคือเสื้อหรือชุดกันความหนาวลำดับสอง ต่อด้วยฮีทเทคหรือลองจอนที่ป้องกันความหนาวชั้นใน จากนั้นจึงเป็นชุดชั้นใน ลำดับต่อๆ กันไปคือผิวหนัง เนื้อเยื่อ กระดูก เลือดและระบบน้ำเหลือง เซลล์ และสุดท้ายคือโมเลกุล นี่เป็นการเปรียบเปรยถึงการเรียงลำดับและจัดทำทะเบียนงานจดหมายเหตุ ในภาษาของการจัดการจดหมายเหตุจะเรียกว่า File Plan ซึ่งภายในประกอบด้วย Fond, Function, Activities, Transaction และหากมองไปอีกทางก็จะมี Fond, Series, File, Item เห็นวิธีการเรียงแบบนี้แล้วอาจงงอยู่ไม่น้อย (ซึ่งคุณไม่จำเป็นต้องจำ แต่เราอยากให้คุณลองใช้งานดู) คล้ายกับการรักษาชีวิตให้ยืนยาว คุณก็จำเป็นต้องเลือกบริโภคอาหารเพื่อสุขภาพใช่ไหมล่ะ? เช่นเดียวกับความเป็นจดหมายเหตุ นี่คือการรักษาโครงสร้างและระบบในระยะยาวเพื่อให้ข้อมูลทุกอย่างยังคงอยู่แม้ผ่านไปกี่ช่วงคน คือการวางแผนล่วงหน้าสำหรับวิธีการในอนาคต นั่นล่ะเป็นคำตอบว่าทำไมเราต้องยุ่งยากกับการจัดเรียง Data จดหมายเหตุขนาดนี้

จดหมายเหตุคือผีดิบ 

นอกเหนือไปจากการวางระบบทั้งหลายอย่างที่กล่าวมา ยังมีอีกปัจจัยอื่นให้ต้องคำนึงถึงในการรักษากลุ่มจดหมายเหตุให้คงอยู่ต่อไป เช่น การอนุรักษ์ คุณภาพและมาตรฐานของวัสดุและอุปกรณ์ที่ใช้เก็บรักษา หรือการต่อยอดทางรายได้เพื่อให้หอจดหมายเหตุยังคงอยู่ การตลาด และอีกสารพัดสารพันเงื่อนไขที่ต้องจัดการ วางแผนการจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้จดหมายเหตุยังจะต้องทำหน้าที่ของมันต่อไป คล้ายผีดิบที่ตายไม่ (ค่อยจะ) เป็น

ความหลัง ความทรงจำ และเรื่องเล่าที่ไม่มีวันตาย

การจัดแสดงหรือนำเสนอผลงานอาจผันแปรไปตามวิถีการออกแบบความคิด การคัดกรองหรือคัดเลือก การแสดงความดั้งเดิม (Original) หรือใช้รูปแบบผสมผสานเพื่อแสดงข้อมูลอย่างมีมิติก็แล้วแต่ผู้ที่ทำหน้าที่บริหารจัดการ แต่สิ่งสำคัญคือการทำให้หน่วยงานเข้าใจและปรับตัวไปกับสังคมที่มีความร่วมสมัยในหลากบริบท เข้าถึงกลุ่มเป้าหมายซึ่งมีความแตกต่าง ทั้งยังมีสถานที่และช่องทางการสื่อสารข้อมูลที่สะดวกและง่ายต่อการเข้าถึง

อย่างไรก็ตาม เมื่อนำความมีระบบทั้งหลายวางไว้ก่อน จะเห็นว่าจดหมายเหตุจะยังคงทำหน้าที่ของมันอย่างต่อเนื่อง เพื่อแสดงวัฏจักรความชีวิต แสดงการไหลเวียนของข้อมูล ผู้มีสถานะเป็นเนื้อหา (Content) อาจจากไปไปนานนับหลายปี แต่คุณค่าและความหมายของ สาร-สาระ จะยังคงทำงานอยู่ต่อไปอย่างเป็นนิรันดร์

…จดหมายเหตุทำหน้าที่เช่นนั้น